AIM4Admin

AI-Management für Administrative Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen

Administrative Aufgaben wie Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Personalverwaltung, Berichtspflichten sind unverzichtbar, schaffen aber keinen direkten Mehrwert. In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) binden sie durchschnittlich 6,9 % der gesamten Arbeitszeit [1]. Hochgerechnet sind das in deutschen KMU rund 38,4 Mrd. € Personalkosten pro Jahr [2].

Gerade diese Aufgaben eignen sich besonders gut für Künstliche Intelligenz (KI), denn sie sind standardisiert, wiederholen sich regelmäßig und folgen klaren Regeln. Dennoch nutzen erst 7 % der KMU KI in der Verwaltung, wohingegen sie im Vertrieb und Marketing zum Beispiel bereits bei 15% genutzt wird [3]. Es fehlt an Wissen über geeignete Einsatzfelder, an Überblick im unübersichtlichen KI-Markt, an den nötigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen und an einer verlässlichen Bewertung von Kosten und Nutzen. Könnten KMU so effizient hinsichtlich ihres Einsatzes von KI in administrativen Prozessen wie Großunternehmen sein, ließen sich rechnerisch rund 22 Mrd. € pro Jahr einsparen [2].

Hier setzt AIM4Admin an. Das Forschungsprojekt entwickelt den KI-Navigator, ein webbasiertes Self-Assessment-Tool, das KMU Schritt für Schritt zum passenden KI-Einsatz in ihrer Verwaltung führt. Vom Prozesscheck über die Auswahl geeigneter KI-Tools und die Analyse der eigenen KI-Reife bis zur Einführungs-Roadmap und Wirtschaftlichkeitsbewertung. Ein KI-gestütztes System hält die Übersicht der verfügbaren Tools dauerhaft aktuell.

AIM4Admin – AI-Management für Administrative Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen

Laufzeit: August 2026 bis Juli 2028

Aktuelle Termine:

Ansprechpartnerin:

Saskia Spang
sspang@ipri-institute.com
0711 620 32 68 -23

Projektpartner:
FIR e. V. an der RWTH Aachen

Kernbereiche des IPRI

KI-geeignete Prozesse erkennen

Das IPRI entwickelt einen Kriterienkatalog und ein Bewertungsschema, mit dem Unternehmen erkennen, welche ihrer Verwaltungsprozesse sich für KI eignen, etwa anhand von Wiederholungsrate, Standardisierungsgrad und klaren Entscheidungsregeln.

Wirtschaftlichkeit von KI bewerten .

Das IPRI entwickelt ein KMU-taugliches Verfahren, das Kosten und Nutzen einer KI-Investition greifbar macht, inklusive schwer kalkulierbarer Aufwände und indirekter Effekte. Ergebnis ist ein einfach nutzbares Bewertungstool.

Den KI-Navigator in der Praxis erproben

Gemeinsam mit dem FIR an der RWTH Aachen bringt das IPRI alle Ergebnisse im KI-Navigator zusammen. Projektpartner testen das Tool und prüfen, ob die Empfehlungen in ihrem Unternehmensalltag tragen.

Methodischer Ansatz und Ergebnisse für Unternehmen

Das Projekt ist in fünf Arbeitspakete gegliedert. Jedes Ergebnis wird gemeinsam mit dem projektbegleitenden Ausschuss entwickelt und geprüft.

Welche Prozesse eignen sich für KI?

Wir werten aktuelle Studien und Praxisberichte aus und sprechen mit Beschäftigten aus verschiedenen Unternehmensbereichen über ihre Verwaltungsabläufe. Daraus entsteht eine in Use Cases validierte Checkliste, mit der sich jeder Prozess auf seine KI-Eignung prüfen lässt.

Ergebnis: ein erprobtes Bewertungsschema, das zeigt, wo KI in Ihrer Verwaltung den größten Hebel hat.

Welche KI-Tools passen dazu?

Wir sichten den Markt der KI-Lösungen für Verwaltungsaufgaben und sprechen mit Anbietern und Anwendern. Für jedes Tool halten wir fest, was ein Unternehmen mitbringen muss, damit es funktioniert, zum Beispiel Datenqualität, Systemanbindung oder Know-how im Team. Ähnliche Tools fassen wir zu Typen zusammen, damit sich auch künftige Lösungen leicht einordnen lassen.

Ergebnis: ein KI-Potenzialcheck, der Ihre Prozesse mit passenden Tools zusammenbringt.

Was ist für die Einführung zu tun?

Wir sammeln bewährte Maßnahmen, die Unternehmen fit für KI machen, von Schulungen für Mitarbeitende über klare Zuständigkeiten für Daten bis zum Aufbau einer geeigneten Dateninfrastruktur. In Interviews und Workshops mit Partnerunternehmen prüfen wir, was im Alltag wirklich funktioniert. Jede Maßnahme ordnen wir einer Reifestufe zu.

Ergebnis: ein Maßnahmenbaukasten, aus dem sich Ihre individuelle Roadmap mit Maßnahmen zur erfolgreichen Einführung von KI Tools ergibt

Rechnet sich der KI-Einsatz?

Wir vergleichen klassische Verfahren der Investitionsrechnung mit neueren Ansätzen speziell für KI und testen sie an drei Fallstudien. Dabei zählen nicht nur Lizenzen und Einführungskosten, sondern auch schwer greifbare Faktoren wie Datenaufbereitung, weniger Fehler oder Zeitersparnis.

Ergebnis: ein einfach nutzbares Bewertungstool, mit dem Sie Kosten und Nutzen einer KI-Lösung selbst abschätzen.

Der KI-Navigator

Alle Ergebnisse fließen in ein kostenloses Web-Tool, das wir gemeinsam mit Praxispartnern in einem Design-Thinking-Workshop gestalten. Ein KI-gestützter Web-Crawler ergänzt laufend neue Tools. Ein Handbuch erklärt die Nutzung Schritt für Schritt. Partnerunternehmen testen den Navigator und geben Feedback, bevor er veröffentlicht wird.

Ergebnis: ein aktuelles Web-Tool, das alle Projektergebnisse bündelt und Sie Schritt für Schritt zu Ihrer passenden KI-Lösung führt.

Ihr Nutzen als Mitglied des projektbegleitenden Ausschusses

Als Partnerunternehmen im projektbegleitenden Ausschuss gestalten Sie AIM4Admin aktiv mit und profitieren als Erste von den Ergebnissen.

Ihre Prozesse im Fokus: In Fallstudien und Interviews analysieren wir gemeinsam ausgewählte Verwaltungsprozesse Ihres Unternehmens und zeigen, wo KI bei Ihnen den größten Hebel hat.
Früher Zugang: Sie testen den KI-Navigator vor der Veröffentlichung und erhalten frühzeitig Einblick in Bewertungsschema, Maßnahmenbaukasten und Wirtschaftlichkeitstool.
Fundierte Entscheidungen: Sie wissen, welche KI-Lösungen zu Ihrem Unternehmen passen, was für die Einführung nötig ist und ob sich die Investition rechnet.
Mitgestaltung: Ihre Anforderungen fließen direkt in das Tool ein, zum Beispiel im gemeinsamen Design-Thinking-Workshop.
Austausch auf Augenhöhe: Sie vernetzen sich mit anderen Unternehmen, KI-Anbietern und Forschenden und lernen aus deren Erfahrungen.

Fragen Sie sich, welche KI-Lösung zu Ihren administrativen Abläufen passt und ob sich die Investition für Sie rechnet? Dann gestalten Sie AIM4Admin mit: Als Mitglied des projektbegleitenden Ausschusses bringen Sie Ihre Praxisfragen ein, lassen ausgewählte Prozesse Ihres Unternehmens analysieren und testen den KI-Navigator als Erste. Möchten Sie mehr erfahren oder als Mitglied des projektbegleitenden Ausschusses Teil des Projekts AIM4Admin werden? Sprechen Sie uns gerne an!

Das Projekt „AIM4Admin“ (01IF25307N) wird im Rahmen des Programms „Industrielle Gemeinschaftsforschung (IGF)“ durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages gefördert.

[1] Schwartz, Michael (2025): Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse. KfW Research (Fokus Volkswirtschaft, 493). Online verfügbar unter https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-493-April-2025-Buerokratie.pdf.

[2] Eigene Berechnung des IPRI.

[3] Hochschule Karlsruhe (Hg.) (2025): KI-Einsatz im deutschen Mittelstand – dynamisch, aber oft ohne Strategie. Hochschule Karlsruhe. Online verfügbar unter https://www.h-ka.de/die-hochschule karlsruhe/aktuelles/news/2025/ki-einsatz-im-deutschen-mittelstand.