Durch die fortschreitende Digitalisierung und Verbreitung von Cloud-Diensten sehen sich Unternehmen zunehmend mit Software-Anwendungen konfrontiert, die von den Fachbereichen autonom, also neben der offiziellen IT-Infrastruktur, eingesetzt oder entwickelt werden – der sogenannten Schatten-IT. Excel-basierte Anwendungen sind häufig auftretende Beispiele für solche Lösungen, welche nicht zentral von der IT-Abteilung erfasst werden können und zumeist nur unzureichend dokumentiert sind.
Durch den unkontrollierten Einsatz von Schatten-IT entstehen zahlreiche Risiken für Unternehmen wie Sicherheitslücken oder fehlerhafte Entscheidungen auf Basis unvollständiger und veralteter Daten. Eine strikte Vorgabe der Unternehmensführung, nur auf genehmigte und zentral verwaltete IT-Anwendungen zurückzugreifen, ist aber keine umsetzbare Lösung. Denn den Risiken steht der Nutzen eines kontrollierten Einsatzes von Schatten-IT gegenüber. Häufig sind autonome IT-Anwendungen sowohl praktikabler als auch einfacher als offizielle Lösungen und steigern die Effizienz sowie Flexibilität der Betriebsabläufe. Zudem fördert Schatten-IT den Innovationsgeist der Mitarbeiter, denn Innovationen entstehen dann, wenn Mitarbeiter Prozesse vereinfachen und nutzerfreundlicher gestalten.
Für Unternehmen ergibt sich daraus die Schwierigkeit, die Vorteile von Schatten-IT unter Berücksichtigung und Minimierung der Risiken zu nutzen. Letztendlich muss dafür ein organisatorischer und insbesondere technologischer Rahmen geschaffen werden, der einerseits die Risiken minimiert, andererseits Mitarbeitern aber die notwendigen Freiheiten für eigene, kreative Lösungen bietet. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen stellt dies vor Herausforderungen.
Das Forschungsprojekt fokussiert deshalb die Entwicklung eines ganzheitlichen Vorgehens und einer Entscheidungshilfe für Unternehmen im Umgang mit Schatten-IT. Hierzu werden unter anderem folgende Projektbausteine erarbeitet:
- Entwicklung einer KMU-gerechten Methodik zur Identifikation von Schatten-IT
- Identifikation von Nutzenaspekten und Risiken, die sich aus der Schatten-IT ergeben
- Ausarbeitung einer Methodik zur qualitativen sowie quantitativen Bewertung der identifizierten Nutzenaspekte und Risiken
- Entwicklung und Bestimmung von Lösungsansätzen zur Legitimierung von Schatten- unter Berücksichtigung des Plattformansatzes als Intermediär
- Konzeption und Validierung eines ganzheitlichen Vorgehens sowie einer Entscheidungshilfe für produzierende KMU für den Umgang mit Schatten-IT
- Messung der finanziellen Auswirkungen des entwickelten Vorgehens
Durch die im Forschungsprojekt erarbeiteten Ergebnisse werden KMU der produzierenden Industrie dazu befähigt, die Nutzenaspekte und Risiken von Schatten-IT systematisch zu bewerten, zu quantifizieren und diese gewinnbringend für sich einzusetzen.
